Chi phí tổ chức sự kiện phụ thuộc vào số lượng khách, địa điểm, thời lượng và các hạng mục cần triển khai. Chương trình quy mô nhỏ có thể cần ngân sách vài chục triệu đồng; sự kiện lớn, nhiều thiết bị và nhân sự có thể lên đến vài trăm triệu đồng.
Bài viết này giúp doanh nghiệp ước lượng ngân sách ban đầu, hiểu báo giá gồm những khoản nào và chuẩn bị thông tin để nhận phương án phù hợp. Các con số dưới đây chỉ mang tính tham khảo; báo giá cụ thể cần căn cứ vào yêu cầu thực tế của từng chương trình.
Ngân sách tham khảo theo quy mô
Chương trình khoảng 50–150 khách: 30–80 triệu đồng.
Chương trình khoảng 150–500 khách: 80–300 triệu đồng.
Với chương trình trên 500 khách, nên lập dự toán riêng theo mặt bằng, kịch bản và danh sách hạng mục.
Đây là khoảng ngân sách tham khảo được An Phát sử dụng trong nội dung tư vấn chương trình doanh nghiệp, không phải đơn giá cố định hoặc cam kết áp dụng cho mọi sự kiện. Chi phí thực tế thay đổi theo phạm vi công việc và phương án được thống nhất.
Nội dung bài viết
Bảng chi phí tổ chức sự kiện tham khảo
Quy mô khách là căn cứ ban đầu, nhưng không quyết định toàn bộ ngân sách. Hai chương trình cùng số lượng khách có thể có chi phí khác nhau nếu một chương trình chỉ cần thiết bị cơ bản, còn chương trình kia cần thuê địa điểm, dựng nhà bạt, thiết kế sân khấu và bố trí nhân sự vận hành.
| Quy mô dự kiến | Ví dụ chương trình | Ngân sách tham khảo |
|---|---|---|
| 50–150 khách | Khai trương nhỏ, workshop, họp nội bộ, hội thảo cơ bản | Khoảng 30–80 triệu đồng |
| 150–500 khách | Hội nghị khách hàng, ra mắt sản phẩm, Gala Dinner | Khoảng 80–300 triệu đồng |
| Trên 500 khách | Hội nghị lớn, Year End Party, sự kiện thương hiệu | Lập dự toán theo phương án thực tế |
Để tham khảo thêm ngân sách theo loại hình chương trình, xem bài báo giá tổ chức sự kiện doanh nghiệp.
Các hạng mục cần đưa vào dự toán
Khi xem báo giá, đừng chỉ so sánh tổng tiền. Hãy kiểm tra từng hạng mục, số lượng, thời gian sử dụng và phần việc đã được tính trong giá.
| Hạng mục | Có thể bao gồm | Nội dung cần xác nhận |
|---|---|---|
| Địa điểm | Thuê mặt bằng, thời gian sử dụng, điện nước, bãi xe | Phí ngoài giờ, thời gian bàn giao, quy định thi công |
| Sân khấu và trang trí | Sân khấu, backdrop, cổng chào, khu vực check-in | Thiết kế, in ấn, lắp đặt, tháo dỡ |
| Thiết bị | Âm thanh, ánh sáng, màn hình LED, bàn ghế | Cấu hình, số lượng, thời gian thuê, kỹ thuật trực |
| Nhà bạt và che phủ | Khung, mái bạt, vách che và phụ kiện | Diện tích, số ngày sử dụng, neo giữ, điều kiện mặt bằng |
| Nhân sự | MC, lễ tân, điều phối, kỹ thuật, bảo vệ, quay chụp | Số người, ca làm việc, thời gian có mặt |
| Vận chuyển và thi công | Giao nhận, lắp dựng, chạy thử, tháo dỡ | Khoảng cách, lối vận chuyển, khung giờ, điều kiện thi công |
Cách tính tổng chi phí tổ chức sự kiện
Có thể lập dự toán theo công thức tổng quát sau:
Tổng dự toán = Địa điểm + Thiết kế/thi công + Thiết bị + Nhân sự + Vận chuyển + Chi phí khác
Với từng hạng mục thuê theo diện tích và thời gian, có thể ước tính phần cơ bản theo công thức:
Chi phí thuê cơ bản = Diện tích sử dụng × Đơn giá thuê × Thời gian
Ví dụ, khi dự toán nhà bạt, cần xác định diện tích che phủ và số ngày sử dụng trước. Sau đó hỏi rõ vận chuyển, lắp đặt, tháo dỡ, bạt vách, sàn, đèn, quạt và các phụ kiện cần thiết có tính riêng hay không. Công thức này giúp ước lượng ban đầu, không thay thế báo giá theo mặt bằng thực tế.
Khoản dễ bị bỏ sót và cách hạn chế phát sinh
- Vận chuyển: phụ thuộc vào địa điểm, khoảng cách và lối tiếp cận mặt bằng.
- Lắp đặt và tháo dỡ: cần xác nhận giờ thi công, thời gian chạy thử và việc làm ngoài giờ.
- Phụ kiện: bạt vách, sàn, quạt, đèn, dây neo hoặc vật tư gia cố có thể không nằm trong giá cơ bản.
- Thay đổi phương án: tăng số khách, đổi mặt bằng hoặc bổ sung hạng mục có thể làm thay đổi chi phí.
- Điều kiện địa điểm: nền không bằng phẳng, lối vận chuyển hẹp hoặc khu vực khó thi công cần được đánh giá trước.
Mẹo kiểm tra báo giá
Yêu cầu báo giá ghi rõ số lượng, đơn giá, thời gian sử dụng, vận chuyển, lắp đặt, tháo dỡ và các khoản chưa bao gồm. Khi so sánh nhiều nhà cung cấp, hãy đối chiếu cùng phạm vi công việc thay vì chỉ so tổng tiền.
Cách tối ưu ngân sách sự kiện
- Xác định mục tiêu, số khách và các hạng mục bắt buộc trước khi chọn thiết bị.
- Khảo sát hoặc đo mặt bằng để chọn đúng kích thước sân khấu, nhà bạt và khu vực phục vụ.
- Chốt lịch dựng, chạy thử và tháo dỡ để tránh kéo dài thời gian thuê hoặc nhân công.
- Ưu tiên cấu hình phù hợp với không gian và nội dung chương trình.
- Dành một khoản dự phòng và thống nhất cách duyệt chi phí nếu có thay đổi.
Thông tin cần chuẩn bị để nhận báo giá
Để đơn vị tổ chức có thể tư vấn phương án sát nhu cầu, doanh nghiệp nên chuẩn bị:
- Loại sự kiện và mục tiêu chương trình.
- Ngày tổ chức, địa chỉ và thời lượng dự kiến.
- Số lượng khách và diện tích mặt bằng.
- Các hạng mục cần thuê hoặc triển khai.
- Ngân sách dự kiến và yêu cầu riêng về thiết kế, thi công.
- Ảnh hoặc sơ đồ mặt bằng nếu đã có.
Thông tin càng cụ thể thì báo giá càng dễ đối chiếu. Với mặt bằng phức tạp hoặc sự kiện ngoài trời quy mô lớn, nên trao đổi về việc khảo sát trước khi chốt phương án.
Nhận tư vấn chi phí tổ chức sự kiện từ An Phát
An Phát tiếp nhận yêu cầu theo quy mô, địa điểm và danh sách hạng mục của từng chương trình. Gửi thông tin sự kiện để được tư vấn phương án và báo giá theo phạm vi công việc cụ thể.
Đang lên kế hoạch tổ chức sự kiện?
Chuẩn bị ngày tổ chức, địa điểm, số khách và các hạng mục cần thuê để trao đổi phương án phù hợp.
Gọi 0938 110 121Email: sukienanphat@gmail.com
Xem thêm báo giá tổ chức sự kiện doanh nghiệp hoặc tham khảo các dịch vụ tổ chức sự kiện của An Phát.
Câu hỏi thường gặp
Chi phí tổ chức sự kiện được tính theo đầu khách không?
Không nhất thiết. Số khách ảnh hưởng đến địa điểm, bàn ghế, thiết bị và nhân sự, nhưng tổng chi phí còn phụ thuộc vào thời lượng, thiết kế, vận chuyển và phạm vi dịch vụ.
Báo giá tổ chức sự kiện thường gồm những gì?
Tùy phạm vi công việc, báo giá có thể gồm địa điểm, thiết bị, nhân sự, vận chuyển, lắp đặt và tháo dỡ. Hãy yêu cầu liệt kê rõ phần đã bao gồm và phần tính riêng.
Cần chuẩn bị gì để nhận báo giá chính xác?
Cần có ngày tổ chức, địa điểm, số lượng khách, thời lượng và các hạng mục cần triển khai. Nếu chưa chốt đủ thông tin, có thể bắt đầu bằng dự toán sơ bộ rồi cập nhật khi phương án hoàn thiện.
