BÁO GIÁ TỔ CHỨC SỰ KIỆN DOANH NGHIỆP 2026
Dự toán chi phí khai trương, khánh thành, hội nghị khách hàng, lễ kỷ niệm, Gala Dinner, Year End Party và các chương trình doanh nghiệp theo quy mô thực tế.
Tư vấn phương án phù hợp ngân sách – cung cấp thiết bị sự kiện – hỗ trợ khảo sát và triển khai theo yêu cầu.
Giải pháp tổ chức sự kiện doanh nghiệp theo quy mô, mục tiêu và ngân sách thực tế.
BÁO GIÁ TỔ CHỨC SỰ KIỆN DOANH NGHIỆP BAO NHIÊU?
Chi phí tổ chức sự kiện doanh nghiệp phụ thuộc vào số lượng khách mời, loại chương trình, địa điểm, thời gian triển khai, thiết bị sử dụng và mức độ đầu tư sân khấu. Vì vậy, cùng một số lượng khách nhưng hai sự kiện có thể có ngân sách rất khác nhau.
Thiết Bị Sự Kiện An Phát tổng hợp các mức ngân sách tham khảo dưới đây để doanh nghiệp dễ dự trù chi phí trước khi lên kế hoạch chi tiết.
BẢNG BÁO GIÁ TỔ CHỨC SỰ KIỆN DOANH NGHIỆP 2026
| Quy mô | Chương trình phù hợp | Ngân sách tham khảo |
|---|---|---|
| 50–150 khách | Khai trương, workshop, hội thảo nhỏ, họp nội bộ | 30–80 triệu đồng |
| 150–500 khách | Hội nghị khách hàng, Gala Dinner, ra mắt sản phẩm | 80–300 triệu đồng |
| Trên 500 khách | Year End Party, hội nghị lớn, sự kiện thương hiệu | Báo giá theo phương án |
Lưu ý: Đây là khoảng ngân sách tham khảo, không phải giá trọn gói cố định. Chi phí cuối cùng cần được xác định dựa trên địa điểm, thiết bị, nhân sự, nội dung chương trình, thời gian thi công và các yêu cầu thực tế.
CÁC HẠNG MỤC TRONG BÁO GIÁ TỔ CHỨC SỰ KIỆN
Một bảng báo giá rõ ràng cần thể hiện từng hạng mục, số lượng, quy cách và phạm vi công việc. Doanh nghiệp nên kiểm tra kỹ nội dung trước khi so sánh giữa các nhà cung cấp, tránh lựa chọn chỉ dựa trên tổng giá.
1. Sân khấu và backdrop sự kiện
Sân khấu là khu vực trung tâm, nơi diễn ra các hoạt động chính như phát biểu, trao giải, giới thiệu sản phẩm, biểu diễn và nghi thức khai mạc.
Các hạng mục thường gồm:
- Khung sân khấu, mặt sàn, thảm và cầu thang.
- Backdrop sân khấu, logo và nội dung nhận diện thương hiệu.
- Backdrop check-in, standee, hashtag và khu vực chụp hình.
- Bục phát biểu, khu vực đại biểu và trang trí sân khấu.
Chi phí phụ thuộc kích thước, chiều cao, vật liệu, kết cấu và mức độ phức tạp của thiết kế.
2. Âm thanh và ánh sáng
Hệ thống âm thanh và ánh sáng quyết định chất lượng nghe nhìn, giúp khách mời theo dõi nội dung và tạo không khí phù hợp với tính chất chương trình.
- Loa, mixer, micro không dây và thiết bị xử lý tín hiệu.
- Đèn sân khấu, đèn par LED, moving head và bộ điều khiển.
- Khung treo, dây tín hiệu và thiết bị hỗ trợ kỹ thuật.
- Kỹ thuật viên lắp đặt, kiểm tra và vận hành chương trình.
Hội nghị cần ưu tiên độ rõ của giọng nói; chương trình biểu diễn hoặc Gala Dinner thường cần cấu hình âm thanh và ánh sáng phong phú hơn.
3. Màn hình LED và thiết bị trình chiếu
Màn hình LED giúp truyền tải thông điệp, hình ảnh thương hiệu, video giới thiệu, nội dung thuyết trình và hiệu ứng sân khấu.
- Màn hình LED theo kích thước và vị trí lắp đặt.
- Bộ xử lý hình ảnh và máy tính điều khiển.
- Thiết bị trình chiếu, kết nối tín hiệu.
- Nhân sự kỹ thuật vận hành nội dung trình chiếu.
Báo giá cần xác định rõ diện tích LED, loại màn hình, thời gian thuê, điều kiện thi công và các thiết bị đi kèm.
4. Nhà bạt, rạp sự kiện và thiết bị ngoài trời
Đối với chương trình tổ chức ngoài trời, nhà bạt và rạp sự kiện giúp tạo không gian phục vụ khách mời, khu vực sân khấu và các hoạt động theo kế hoạch.
- Nhà bạt không gian, nhà bạt trụ tròn và rạp sự kiện.
- Vách che, la phông và các hạng mục phụ trợ.
- Bàn ghế, quạt hoặc thiết bị làm mát theo nhu cầu.
- Vận chuyển, lắp đặt, tháo dỡ và phương án đảm bảo an toàn.
Cần khảo sát mặt bằng, nền đất, lối vận chuyển, nguồn điện và điều kiện thời tiết để xác định phương án thi công phù hợp.
5. Bàn ghế, khu vực đón khách và trang trí
Bàn ghế và khu vực đón tiếp cần được bố trí theo số lượng khách, tính chất chương trình và sơ đồ không gian.
- Bàn tròn, bàn dài, bàn cocktail và bàn lễ tân.
- Ghế banquet, ghế Tiffany hoặc ghế theo yêu cầu.
- Khu vực check-in, bàn đại biểu và khu vực tiếp khách.
- Hoa trang trí, bảng chỉ dẫn và các vật phẩm nhận diện.
6. Nhân sự và dịch vụ hỗ trợ chương trình
Tùy mục tiêu tổ chức, doanh nghiệp có thể cần thêm các nhân sự phụ trách nội dung, đón tiếp, điều phối và vận hành.
- MC, lễ tân, PG/PB và nhân sự đón khách.
- Điều phối chương trình và quản lý hậu cần.
- Quay phim, chụp ảnh và livestream.
- Ca sĩ, nhóm múa, tiết mục biểu diễn và hoạt động tương tác.
Nhân sự nên được lựa chọn dựa trên kịch bản, thời lượng chương trình và yêu cầu chuyên môn, thay vì bổ sung quá nhiều hạng mục không cần thiết.
CHI PHÍ TỔ CHỨC SỰ KIỆN THEO QUY MÔ KHÁCH MỜI
Sự kiện từ 50–100 khách
Phù hợp với khai trương cửa hàng, workshop, họp nội bộ, hội thảo nhỏ hoặc chương trình tri ân khách hàng.
Phương án cơ bản có thể gồm sân khấu nhỏ, backdrop, âm thanh, ánh sáng, bàn ghế và nhân sự kỹ thuật. Ngân sách sẽ dễ kiểm soát hơn khi doanh nghiệp có sẵn địa điểm và không cần nhiều hạng mục bổ sung.
Sự kiện từ 100–200 khách
Phù hợp với hội nghị khách hàng, lễ kỷ niệm, ra mắt sản phẩm và chương trình doanh nghiệp có nhiều hoạt động.
Ngoài các hạng mục cơ bản, chương trình có thể cần màn hình LED, khu vực check-in, lễ tân, MC, quay phim, chụp ảnh và nhân sự điều phối.
Sự kiện từ 200–300 khách
Quy mô này cần tính toán kỹ sơ đồ chỗ ngồi, lối đi, vị trí sân khấu, màn hình LED, khu vực kỹ thuật và hậu cần.
Nếu tổ chức ngoài trời, cần tính thêm nhà bạt, nguồn điện, phương án che chắn và các điều kiện an toàn tại địa điểm.
Sự kiện từ 300–500 khách trở lên
Thường áp dụng cho hội nghị khách hàng lớn, Gala Dinner, Year End Party, lễ kỷ niệm thành lập hoặc ra mắt sản phẩm.
Chi phí phụ thuộc nhiều vào quy mô sân khấu, diện tích LED, hệ thống âm thanh ánh sáng, số lượng nhân sự, thời gian thi công và các tiết mục biểu diễn. Nên khảo sát địa điểm và xây dựng dự toán chi tiết trước khi triển khai.
BÁO GIÁ THEO TỪNG LOẠI SỰ KIỆN DOANH NGHIỆP
Tổ chức lễ khai trương
Các hạng mục thường gồm backdrop, sân khấu, âm thanh, bộ cắt băng khai trương, cổng chào, bàn ghế, MC, lễ tân và múa lân nếu có. Phương án được điều chỉnh theo diện tích mặt bằng, hình ảnh thương hiệu và số lượng khách mời.
Tổ chức lễ khánh thành
Khánh thành nhà máy, nhà xưởng hoặc công trình có thể cần nhà bạt, sân khấu, màn hình LED, hệ thống âm thanh, bục phát biểu, bàn ghế đại biểu, bộ cắt băng và khu vực đón tiếp. Mặt bằng thực tế là yếu tố quan trọng để lập dự toán.
Tổ chức lễ động thổ, khởi công
Chương trình thường cần nhà bạt, sân khấu, backdrop, âm thanh, bàn ghế, bộ nghi thức động thổ, xẻng, mũ bảo hộ và nhân sự điều phối. Phương án thi công cần phù hợp với điều kiện công trường và yêu cầu an toàn.
Tổ chức hội nghị, hội thảo
Các hạng mục quan trọng gồm âm thanh hội nghị, micro, màn hình LED hoặc máy chiếu, sân khấu, bục phát biểu, bàn ghế, bàn lễ tân và nhân sự kỹ thuật. Cần ưu tiên khả năng nghe rõ, trình chiếu ổn định và quy trình đón tiếp chuyên nghiệp.
Tổ chức Gala Dinner, Year End Party
Ngoài sân khấu, âm thanh, ánh sáng và LED, chương trình có thể bổ sung MC, ca sĩ, nhóm múa, trò chơi sân khấu, bốc thăm trúng thưởng, quay phim, chụp ảnh và tiệc. Ngân sách cần căn cứ vào kịch bản, chất lượng sản xuất và mức độ đầu tư mong muốn.
NHỮNG YẾU TỐ ẢNH HƯỞNG ĐẾN BÁO GIÁ
Số lượng khách mời: Ảnh hưởng đến diện tích tổ chức, số lượng bàn ghế, thiết bị, nhân sự và các dịch vụ phục vụ khách.
Địa điểm tổ chức: Sự kiện tại văn phòng, nhà máy, khách sạn, trung tâm hội nghị hay khu vực ngoài trời có yêu cầu thi công và chi phí khác nhau.
Thời gian thực hiện: Thời lượng thuê thiết bị, thời gian lắp đặt, tháo dỡ và yêu cầu thi công ngoài giờ có thể ảnh hưởng đến tổng chi phí.
Mức đầu tư sân khấu: Kích thước sân khấu, thiết kế backdrop, hệ thống LED, hiệu ứng ánh sáng và vật liệu trang trí đều tác động đến ngân sách.
Nhân sự và dịch vụ đi kèm: MC, lễ tân, quay phim, chụp ảnh, biểu diễn, tiệc và các hoạt động tương tác cần được dự toán theo yêu cầu thực tế.
KINH NGHIỆM TỐI ƯU NGÂN SÁCH TỔ CHỨC SỰ KIỆN
1. Xác định ngân sách trước khi lên phương án
Hãy xác định khoảng chi phí có thể đầu tư và mục tiêu quan trọng nhất của chương trình. Đơn vị tổ chức sẽ dễ đề xuất cấu hình thiết bị, nhân sự và hình thức trang trí phù hợp hơn.
2. Ưu tiên các hạng mục thiết yếu
Nên ưu tiên chất lượng âm thanh, sân khấu, khả năng trình chiếu, an toàn thi công và trải nghiệm khách mời trước khi đầu tư thêm các hiệu ứng trang trí không thực sự cần thiết.
3. Lựa chọn thiết bị theo quy mô thực tế
Không phải chương trình nào cũng cần sân khấu lớn hoặc màn hình LED diện tích rộng. Cấu hình thiết bị nên phù hợp với diện tích, số lượng khách và nội dung chương trình.
4. Ưu tiên phương án cung cấp đồng bộ
Khi các hạng mục sân khấu, nhà bạt, bàn ghế, âm thanh và ánh sáng được phối hợp trong cùng kế hoạch, doanh nghiệp có thể thuận tiện hơn trong việc kiểm soát tiến độ, vận chuyển và lắp đặt.
5. Kiểm tra các khoản có thể phát sinh
Cần làm rõ chi phí vận chuyển, nhân sự, thời gian thuê, thi công ngoài giờ, tháo dỡ, thuế VAT và các yêu cầu bổ sung để chủ động ngân sách.
QUY TRÌNH NHẬN BÁO GIÁ TỔ CHỨC SỰ KIỆN TẠI AN PHÁT
BƯỚC 1 – TIẾP NHẬN THÔNG TIN
Tiếp nhận loại chương trình, ngày tổ chức, địa điểm, số lượng khách mời và ngân sách dự kiến.
BƯỚC 2 – KHẢO SÁT ĐỊA ĐIỂM
Kiểm tra mặt bằng, lối vận chuyển, nguồn điện và điều kiện thi công khi chương trình cần khảo sát thực tế.
BƯỚC 3 – ĐỀ XUẤT PHƯƠNG ÁN
Lựa chọn cấu hình sân khấu, backdrop, âm thanh, ánh sáng, màn hình LED, nhà bạt, bàn ghế và nhân sự phù hợp.
BƯỚC 4 – LẬP BẢNG BÁO GIÁ
Tách từng hạng mục để doanh nghiệp dễ theo dõi, so sánh và điều chỉnh ngân sách.
BƯỚC 5 – LẮP ĐẶT VÀ KIỂM TRA
Triển khai thiết bị theo kế hoạch, kiểm tra hệ thống và phối hợp tổng duyệt trước chương trình.
BƯỚC 6 – VẬN HÀNH CHƯƠNG TRÌNH
Các bộ phận kỹ thuật và điều phối phối hợp theo kế hoạch đã thống nhất.
CẦN KIỂM TRA GÌ TRƯỚC KHI XÁC NHẬN BÁO GIÁ?
- Kích thước sân khấu, backdrop và diện tích màn hình LED.
- Số lượng, chủng loại thiết bị âm thanh và ánh sáng.
- Số lượng bàn ghế, nhà bạt và vật dụng đi kèm.
- Số lượng nhân sự và thời gian làm việc.
- Chi phí vận chuyển, lắp đặt, tháo dỡ và thời gian thuê.
- Phạm vi công việc, tiến độ triển khai và trách nhiệm các bên.
- Thuế VAT, điều kiện thanh toán và các khoản phát sinh nếu có.
- Phương án dự phòng và yêu cầu an toàn đối với sự kiện ngoài trời.
CÂU HỎI THƯỜNG GẶP VỀ BÁO GIÁ TỔ CHỨC SỰ KIỆN
Tổ chức sự kiện doanh nghiệp 100 khách hết bao nhiêu tiền?
Mức ngân sách tham khảo cho nhóm sự kiện 50–150 khách có thể khoảng 30–80 triệu đồng. Chi phí thực tế phụ thuộc loại chương trình, địa điểm, thiết bị và nhân sự cần sử dụng.
Sự kiện 200–500 khách cần ngân sách bao nhiêu?
Một số chương trình trong nhóm 150–500 khách có ngân sách tham khảo khoảng 80–300 triệu đồng. Các chương trình cao cấp, có tiệc, nghệ sĩ, sân khấu lớn hoặc nhiều thiết bị có thể cần ngân sách cao hơn.
Báo giá tổ chức sự kiện đã bao gồm màn hình LED chưa?
Tùy phương án được đề xuất. Doanh nghiệp nên kiểm tra rõ màn hình LED đã nằm trong gói hay được tính thành hạng mục riêng.
Có thể điều chỉnh phương án theo ngân sách không?
Có. Có thể cân đối kích thước sân khấu, cấu hình âm thanh ánh sáng, diện tích LED, trang trí và nhân sự để phù hợp ngân sách mà vẫn đảm bảo các yêu cầu quan trọng của chương trình.
Tổ chức sự kiện ngoài trời có cần nhà bạt không?
Tùy điều kiện địa điểm và thời tiết. Với chương trình ngoài trời, doanh nghiệp nên cân nhắc phương án che chắn, nguồn điện và kế hoạch dự phòng để hạn chế rủi ro.
Cần cung cấp thông tin gì để nhận báo giá chính xác?
Hãy chuẩn bị loại sự kiện, ngày tổ chức, địa điểm, số lượng khách, ngân sách dự kiến và các hạng mục mong muốn. Nếu có sơ đồ mặt bằng hoặc hình ảnh địa điểm, hãy gửi kèm để việc tư vấn thuận tiện hơn.
NHẬN BÁO GIÁ TỔ CHỨC SỰ KIỆN TẠI AN PHÁT
Bạn đang chuẩn bị khai trương, khánh thành, động thổ, hội nghị khách hàng, Gala Dinner, Year End Party hay chương trình ngoài trời? Hãy liên hệ Thiết Bị Sự Kiện An Phát để trao đổi nhu cầu và lựa chọn phương án phù hợp với quy mô, mặt bằng và ngân sách.
CÔNG TY TNHH THIẾT BỊ SỰ KIỆN AN PHÁT
Hotline/Zalo: 0938 110 121
Email: sukienanphat@gmail.com
Website: sukienanphat.vn
Địa chỉ: 117/29/34 Hồ Văn Long, Khu Phố 47, Phường Bình Tân, TP. Hồ Chí Minh.
GỌI TƯ VẤN NGAY LIÊN HỆ AN PHÁTThiết Bị Sự Kiện An Phát – Tư vấn giải pháp thiết bị và tổ chức sự kiện theo yêu cầu thực tế của doanh nghiệp.
